こんにちは。事務局のＰです。
梅や寒桜が咲き始めました。
年中マスクだと季節感が鈍くなるので、開花の便りがありがたいですね(^^;)
さて、いま東京には２度目の緊急事態宣言が発令されています。
そんな状況下においても当会の運営を滞りなく進めるため、会議を行っています。
１月は、皆さんが公私ともに落ち着かない状況でしたので、試行を兼ねて「書面開催」による運営委員会としました。
なお、国や自治体では、協議会や幹事会、専門部会など多くの会議体がありますが、
私の周りでは、書面開催が主流になっています。
自治体や参加者によってオンライン環境が異なりますので、規模が大きい会議体は書面開催が一番安全な気がしています（対面が厳しい場合）。
そして、聞こえない人も聞こえる人も平等に情報が得られるので個人的には大助かりなのです！！
まぁそんな傾向に便乗するかのように（？）事務局では書面開催を進めました。
ここからは、書面開催の段取りをさくっとお伝えします。
といってもコツのようなものはなく、ただ段取りを進めるのみです。
※あくまでも試行ですので、これが正しいやり方ということはありません！
①会議資料＋意見回答用紙（確認書）を発信
→１つ１つの議題に対して、確認した旨と意見の内容を記入できるよう様式を作成
②資料を確認する時間を設ける（＝「書面開催期間」）
→情報量にもよりますが、１週間～３週間くらいは確保
③意見回答用紙（確認書）の提出をもって、出席とみなす
→提出が少ない場合、催促して少し待つこともあります
④意見をとりまとめ、それに対するフォローアップとして事務局回答（コメント）を考案
→この作業が一番大変であり、調整するための時間を要する場合もある
→事務局が無理に回答するのではなく、確認事項として次回につなげる・・・
くらいにすることもある
⑤書面開催結果（提出数、意見一覧、意見に対する事務局回答）を作成し議事録代わりに展開
→議事録の了承と同じように、書面開催結果の了承を得る
通常の会議と違うのは、
・開催期間が１週間以上かかる（結論がその場で出ない）
・会議資料をゆっくり確認できる
・他人の意見や助言などがその場で確認できない
・意見のとりまとめとフォローアップが一番の肝
という点でしょうか。
ご参考にしてくださいね！！
そして、当会では次回２月も書面開催となりました。
１月の書面開催の反省や改善点など、忌憚のない意見・批判など出るかな・・・！
楽しみにしている事務局でした。
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